Sekretesspolicy för ClinLife-hemsidan

Denna policy ger information om användande av personlig data av Clariness GmbH, Schillerstre. 44, 22767 Hamburg, Tyskland när man använder denna webbsida och våra tjänster, samt vilket syfte dataanvändningen har, när du:

• Besöker vår hemsida och registrerar dig hos oss (Se sektion 2 nedan)
• Ger ditt samtycke till att få information om aktuella studier (nyhetsbrev) (Se sektion 3 nedan) skickade till dig, eller
• Anmäler dig till en studie via ClinLife-portalen (se sektion 4 nedan)

Utöver detta, kommer information att ges om dina rättigheter angående användningen av din data.

Vi använder din data i enlighet med dataskyddsbestämmelserna från Förordning (EU) 2017/679 (General Data Protection Regulation) – ”GDPR”) från den gällande versionen från 25 Maj 2018.

Clariness GmbH kommer hädanefter också att benämnas ”ClinLife”.

1. Vem är ansvarig för användning av din data?

Controllern som är anvarig för behandling av din personliga data enligt Artikel 4 (7) GDPR är

Clariness GmbH
Schillerstr. 44
22767 Hamburg, Tyskland

2. Dataskyddsinformation för besökare på ClinLifes hemsidor

2.1 What data is processed when visiting the websites?

Varje gång ClinLifes hemsida besöks lagrar ClinLifes servrar automatiskt information om det besökande systemet (”server log files”).

Denna information innehåller:
IP-adress (i anomiserad form, om möjligt)
Typ och version av webbläsare
Operativsystem använt
Hänvisningsadress
Värdnamn för besökande dator
Tid för serverförfrågan

ClinLife använder denna besöksdata för att göra hemsidan tillgänglig, för att upptäcka och lösa möjliga tekniska problem och för att undvika missbruk av ClinLifes hemsida och om nödvändigt att spåra sådant missbruk.

ClinLife förbehåller sig även rätten att använda denna besöksdata i anonymiserad form, d.v.s på ett sätt som gör att användaren inte är identifierbar, för statistiska syften och för att förbättra hemsidan (Se sektion 5 nedan).

Den rättsliga grunden för behandling av besöksdata som användarens personliga data är Artikel 6 (1) (f) GDPR. Vi har ett legitimt intresse i att göra hemsidan tillgänglig och att förbättra ClinLifes tjänster genom att behandla användarnas data.

2.2  Hur ger användaren information under registreringsprocessen?

En registrering är nödvändig för att använda ClinLifes hemsida. För att kunna registrera sig måste användare uppge sin e-post, förnamn och efternamn (” nödvändig information”). Användaren ger denna information till ClinLife i bekräftelse av denna dataskyddspolicy. Det är inte möjligt att använda ClinLifes hemsida utan att ge denna (nödvändiga) information.
Utöver den nödvändiga information kan användaren välja att ge ut ytterligare information (så som kön, födelsedatum, postkod, telefonnummer, intresseområden för studier) (”ytterligare information”).

Data som samlas in under registreringsförloppet (nödvändig och ytterligare information) sparas av ClinLife i användarens personliga profil och behandlas för att identifiera användaren när den använder ClinLifes onlinetjänster och för att personifiera tjänstinnehållet.

Den rättsliga grunden för behandling av användarens data är Artikel 6 (1) (f) GDPR. Vårt legitima intresse är att ge webb-baserade tjänster till användare.

2.3  Vilka är konsekvenserna av att använda cookies?

När man besöker hemsidan lagras information i form av en ”cookie” i webbläsarens mjukvara på användarens dator. Cookies är små textfiler med konfigurationsdata som lagras på din dators hårddisk och underlättar ditt bruk av hemsidan. Cookies som används som session cookies, tas bort från din webbläsare när du loggar ut.

ClinLife använder vissa reklampartners som hjälper till att göra de erbjudna tjänsterna på internet och på hemsidan mer intressante för dig. Därför lagras cookies från våra partners företag på din hårddisk när du besöker hemsidan. Dessa är tillfälliga/permanenta cookies som tas bort efter en förutbestämd tid (från mellan 1 månad och 10 år). Cookies från våra partners företag innehåller ingen personlig data. Data samlas bara in under ett användar-ID pseudonym.   Denna data är, till exempel, om vilka ämnen som intresserar dig, om du har anmält dig för en studie, vilka studieindikatorer du sökt efter, etc. Här samlar några av våra reklampartners också information om hemsidorna, så som vilka hemsidor du besökt tidigare eller vilka produkter du varit intresserad av, till exempel, för att kunna visa dig annonser som är bäst lämpade för dina intressen. Denna pseudonym data kommer inte att associeras vid något tillfälle med din personliga data.

Retargeting

ClinLifes hemsidor använder sig av retargeting-teknologier som Pixel från Facebook Ireland Limited. Vi använder denna teknologi för att göra vår närvaro online mer intressant för dig. Denna teknologi tillåter internetanvändare som redan är intresserade av ClinLife och kliniska studier att få riktade reklamannonser på våra partners hemsidor. Vi är övertygade om att en mix av personifierad, internetbaserat annonsering är generellt sett mer intressant för internetanvändare än annonsering som inte har någon indivuell inriktning. Denna annonsering är inkorporerad på våra partners hemsidor på grundval av cookie-teknik och en analys av tidigare användarbeteende. Denna form av annonsering är helt anonym. Ingen personlig data lagras och ingen användarprofil kommer att sammanknippas med din personliga data.

När du besöker en sida på vår hemsida och tillåter cookies i din webbläsare, betyder det för oss att du vill använda ClinLifes produkter och tjänster och att du tillåter användandet av cookies och annan teknologi som beskrivs i vår Dataskyddspolicy.

Hur förhindrar jag att cookies lagras?

Du kan ange i webbläsarens inställningar att du bara vill acceptera cookies om du tillåter dem. Om du bara vill acceptera cookies från ClinLife men inte från våra tjänsteleverantörer och partners, kan du välja ”Blockera cookies från tredje part”-alternativet i din webbläsares inställningar.

Vid användande av en delad dator som tillåter cookies och flash cookies, rekommenderar vi att du alltid loggar ut helt när du är klar.

Den rättsliga grunden för använding av cookies är Artikel 6 (1) (f) GDPR. Vårt legitima intresse är att, som ett resultat av databehandling utföra en statistisk utvärdering angående användandet av vår hemsida och vi kan optimisera vår hemsida och onlinetjänster för användare.

Google Analytics

Denna hemsida använder Google Analytics, en webbanalystjänst från Google Inc. (”Google”). Google Analytics använder ”cookies”, d.v.s textfiler som lagras på din dator för att analysera ditt användande av hemsidan. Informationen som skapas av cookien om ditt användande av hemsidan skickas vanligen till Googles servrar i USA och lagras där. IP-adressen som skickas från din webbläsare inom siktet av Google Analytics kommer inte att sammanknippas med annan data Google har. På denna hemsida har Google Analytics kod blivit förlängd av ”anonymizelp” kod. Det garanterar att din IP-adress är maskerad så att alla data är anonym. Bara i exceptionella fall skickas hela IP-adressen till en Google-server i USA och avkortas där.

Google använder denna information på uppdrag av denn hemsidas operatör för att utvärdera din användning av hemsidan, för att sammanställa rapporter on hemsidans aktivitet och för att ge hemsidans operatör fler tjänster angående hemsidans användning och internetanvänding. Du kan förhindra att cookies sparas genom att välja rätt inställningar i din webbläsares mjukvara; men då vill vi att du vet att du kanske inte kommer att kunna använda hemsidans alla funktioner.

Ytterligare kan du förhindra datainsamlingen som tas fram av cookien och som rör användningen av hemsidan (inklusive din IP-adress) av Google och bearbetningen av sådan data av Google genom att ladda ner och installera ett plug-inprogramm för din webbläsare som finns tillgängligt här: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=se. Länken ovan är ett alternativ, främst för webbläsare på mobiltelefon, för att förhindra datainsamling från Google Analytics (Patienter bör kunna välja bort Google Analytics tracking när de vill. Efter att ha valt bort datainsamling visas följande meddelande: Du har stängt av Google Analytics tracking). Detta lagrar en ”opt-out cookie” i din webbläsare som förhindrar att fin data samlas in när du använden denna hemsida i framtiden. Opt-out cookien fungerar enbart i denna webbläsare och för vår hemsida och lagras på din enhet. Om du tar bort cookies i din webbläsare, så måste du installera opt-out cookien igen. (Information om hur du kan integrera opt-out cookien kan hittas här: https://developers.google.com/analytics/devguides/collection/gajs/?hl=se#disable).

Vi använder även Google Analytics för att utvärdera data från AdWords av statistiska skäl. Om du vill så kan det stängas av i Ads Peronalization Manager (http://www.google.com/settings/ads/onweb/?hl=se).

Denna hemsida använder demografirapporter från  Google Analytics där din data från intressebaserad reklarannonsering från Google samt din besöksdata från tredje partsleverantörer  (d.v.s. ålder, kön och intressen) används. Denna data är inte länkad till en särskild person och kan avaktiveras när som helst i annonseringsinställningarna.

Mer information om Googles dataanvändning för annonsering, inställningar och tillstånd kan hittas på Googles hemsidor:  https://www.google.com/intl/se/policies/privacy/partners/ (“How Google uses data when you use our partners' sites or apps”), http://www.google.com/policies/technologies/ads (“Using data for advertising purposes”), http://www.google.se/settings/ads (“Control the information Google uses to show you ads”) and http://www.google.com/ads/preferences/ (“Choose what ads Google shows you”).

Google Analytics används i enlighet med de krav som de tyska dataskyddsmyndigheterna har  med Google. Information om tredjepartsleverantören: Google Dublin, Google Ireland Ltd, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, Fax: +353 (1) 436 1001. Användarvillkor http://www.google.com/analytics/learn/privacy.html

Mouseflow

Denna hemsida använder Mouseflow, ett verktyg för webbanalys av Mouseflow ApS, Flaesketorvet 68, 1711 Köpenhamn, Danmark. Data behandlas för att kunna anlysera denna hemsida och dess användare. Data av reklam- och optimiseringssyfte samlas in och lagras. En pseudonym användarprofil kan tas fram från denna data. Cookies kan också användas av samma anledning. Webbanalysverktyget Mouseflow loggar slumpmässigs utvalda besök (enbart med anonymiserade IP-adresser). Det spårar musrörelser och musklick i syfte att reproducera slumpmässigt valda enskilda besök på webbplatsen och härleda potentiella förbättringar på webbplatsen från detta. Data som samlas in av Mouseflow kommer inte att användas för att personligen identifiera besökarna på denna webbplats och personuppgifter kommer inte att kopplas till den anonyma profilen utan den registrerades samtycke, vilket ska beviljas separat. Bearbetning sker på grundval av artikel 6 (1) (f) GDPR. Vårt legitima intresse är mer direkt kundkommunikation och utformning av webbplatsen för att bättre möta användarnas krav. Du har rätt att när som helst invända mot denna behandling av dina personuppgifter på grundval av artikel 6 (1) (f) GDPR. Du kan globalt avaktivera inspelning på alla webbplatser där Mouseflow används för webbläsaren du använder för närvarande genom att klicka på följande länk: https://mouseflow.se/opt -out/.

2.4  Hur kan jag registrera mig med sociala medier och vilka uppgifter behandlas som ett resultat av det?

Du kan snabbt och enkelt registrera dig hos ClinLife med ditt Facebook- eller Google-konto.

För att göra det måste du redan ha eller skapa ett Facebook eller Google-konto.

Om du vill använda den här funktionen kommer du initialt att vidarebefordras till antingen Facebook eller Google. Du kommer då att bli ombedd att logga in med ditt användarnamn och lösenord. Vi kommer självklart inte att notera din inloggningsinformation. Det här steget hoppas över om du redan är inloggad på Facebook eller Google.

Sen frågas du att instruera Facebook/Google vilken data som ska överföras till oss. Bekräfta detta med "OK" -knappen. Vi kommer att skapa ditt användarkonto med denna överförda data. Ingen ytterligare permanent länk kommer att bildas mellan ditt användarkonto och ditt Facebook/Google-konto. Syftet med och omfattningen av insamlingen och vidare bearbetning och användning av uppgifterna via Facebook samt dina rättigheter i detta avseende och de integritetsinställningar som är tillgängliga för att skydda din integritet kan ses i Privacy Policy of Facebook (https://www.facebook.com/about/privacy/) och från Google (https://www.google.com/policies/privacy/).

ClinLife behandlar personuppgifter som överförs från respektive leverantör (Facebook, Google) som en del av användarens registrering (se avsnitt 2.2 ovan).

2.5  Hur länge lagras personlig data?

Nödvändiga och ytterligare personuppgifter (se avsnitt 2.2) som tillhandahålls som en del av registreringen raderas när användarkontot raderas, om inte en längre lagringsperiod föreskrivs i lag.

Information om radering av cookies finns i avsnitt 2.3.

Den rättsliga grunden för borttagning av ovannämnda uppgifter av användaren är artikel 6 (1) (f) GDPR. Vårt legitima intresse härrör från principen om datiminimering enligt artikel 5 (1) (c) GDPR.

3. Data protection information for subscribers to the ClinLife newsletter

Registered users have the opportunity to subscribe to a newsletter on the ClinLife website which contains information about selected topics and current studies. In order to do so the user must give consent to the processing of their relevant personal data in terms of Article 6 (1) (a) GDPR.

3.1 What happens when a user subscribes to the newsletter?

The double opt-in procedure is used to subscribe to the newsletter. This means that a newsletter is only sent by email when the user has expressly confirmed in advance that they wish to activate the newsletter service. A notification email is then sent to the given email address and the user is asked to click on a link in this email to confirm that they do want to receive the newsletter.

When the newsletter is subscribed to the necessary and additional information (see section 2.2 above) stored in the user profile (email address), personalisation (first name and surname) and any content personalisation (e.g. postcode and areas of interest for studies as stated by the user) is processed to send the newsletter.

The user gives their consent to subscribe to the newsletter in acknowledgement of this Data Protection Policy and the aforementioned processing procedures.

The legal basis for the processing of the user's data is Article 6 (1) (a) GDPR.

3.2 Right to withdraw consent at any time

The user has the right to withdraw their consent at any time without affecting the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. A corresponding declaration may be made using the link in the newsletter; in addition the user may contact the controller using the contact details in section 8 below. If consent is withdrawn the user will no longer receive the newsletter.

4. Data protection information for users applying for a study

In addition to merely being used for general information about clinical studies, ClinLife's website can also be used by registered users to apply to participate in a study (“applying for a study”). In order to apply for a study express consent must be given to the processing of data connected to the study application (Article 6 (1) (a) GDPR in combination with Article 9 (2) (a) GDPR). Consent must be given for each individual study. If you apply for more than one study consent must be given for each individual study separately.

4.1 What personal data will be collected when applying for a study?

The user is asked to provide personal data when applying for a study to the extent that this data is relevant to the suitability of a user for a specific study. This generally also includes information about the user's health (“special categories of personal data” in terms of Article 9 (1) GDPR). The user provides the corresponding data to ClinLife on the basis of voluntarily given consent and in acknowledgement of this Data Protection Policy. In certain circumstances ClinLife may not be able to provide certain services or not provide them in full without the answers to these questions.

The legal basis for the processing of the user's data is Article 6 (1) (a) GDPR in conjunction with Article 9 (2) (a) GDPR.

4.2 What additional processing procedures are carried out?

The user’s data collected during the course of the application is saved by ClinLife in the user’s personal profile and processed to determine the suitability of the user for the study in question. Furthermore the data is used for ClinLife to communicate with the user as part of the application process. If, in ClinLife's opinion, the user appears to be suitable for the study, the user's data is disclosed to a study centre involved in the study, provided the user has given their express consent to such a disclosure. The disclosed data may be used by the study centre to contact the user. Furthermore the data stored by ClinLife may be augmented by ClinLife with additional information about the status of the application (“status information”). ClinLife will only use this status information to allow the representative of the study centre to contact the user and/or to support the assessment of the user's application or for the purpose of statistical analysis (see section 5 below).

The legal basis for the processing of the user's data is Article 6 (1) (a) GDPR in conjunction with Article 9 (2) (a) GDPR.

4.3 Right to withdraw consent at any time

The user has the right to withdraw their consent to the processing of their personal data to apply for studies at any time with future effect without affecting the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. A corresponding declaration may be sent by email to [email protected] or in writing to Clariness GmbH, Schillerstr. 44, 22767 Hamburg, Germany; in addition the user may contact the controller using the contact details in section 8 below.

The user may also restrict their withdrawal of consent to certain data. The withdrawal of consent (including withdrawal of consent restricted to certain data) may result in the user no longer being able to use certain services (in particular their application to participate in a study may no longer be assessed).

4.4 How long will personal data collected when applying for a study be stored for?

If consent has been withdrawn the data provided by the user (see section 4.1) is erased, unless a longer period of storage is prescribed by law. If the user restricted their withdrawal to certain data only the data affected by the withdrawal of consent will be erased.

If consent is not withdrawn, the data will be processed for the duration stated in the declaration of consent and then erased.

The legal basis for erasure is Article 6 (1) (a) and (f) GDPR. Our legitimate interest results from the principle of data minimisation laid down in Article 5 (1) (c) GDPR.

5. Use of anonymised data

ClinLife anonymises data collected from users and then uses this for statistical evaluation.

The legal basis for processing to anonymise data is Article 6 (1) (f) GDPR. Our legitimate interest results from the principle of data minimisation laid down in Article 5 (1) (c) GDPR and our interest in optimising the inclusion criteria and designing questionnaires for future studies.

6. Disclosure and transfer of personal data to third parties

6.1. ClinLife is entitled to provide users’ data to certain third parties with whom ClinLife collaborates when providing services (e.g. telecommunications service providers). Disclosing data is restricted to the purpose of the collaboration and the third party collaborating with ClinLife is only entitled to use the data to the extent this is required to provide the services.

The legal basis for using transferring data as described above is Article 6 (1) (f) GDPR. Our legitimate interest is improving processes and our services.

6.2. In addition ClinLife may disclose personal data to third parties, if:

6.2.1. The user has expressly consented to this disclosure (e.g. to a study centre that is carrying out a study the user has applied for). The legal grounds for this is Article 6 (1) (a) GDPR.

6.2.2. ClinLife is obligated to disclose and/or transmit data to a third party on the basis of an executable/final judicial or administrative order or if ClinLife is obligated to disclose and/or transmit the data to a third party on the basis of a statutory obligation even without such an order. The legal grounds for this is Article 6 (1) (c) and (f) GDPR. Our legitimate interest is complying with justified claims.

6.2.3. Disclosure and/or transmission is required to stop a misuse of the website or service, in particular breaching the Terms & Conditions of Use, in a legally permissible manner. The legal grounds for this is Article 6 (1) (f) GDPR. Our legitimate interest is detecting and monitoring abusive conduct.

6.3 ClinLife will not disclose user’s data to third parties without the express consent of the user except in those circumstances specifically stated in this Data Protection Policy.

The legal basis for the disclosure of personal data with express consent to do so is Article 6 (1) (a) GDPR.

7. Rights of users

The user has the following rights discussed below. When rights are asserted they will be dealt with promptly and will not result in any disadvantages for the user.

Right of access (Article 15 GDPR): The user may request information from ClinLife regarding the personal data which is being processed, what the source of this data is and for what purpose(s) the data is being processed and, if relevant, what recipients/categories of recipients has the data been transferred to. Requests for information submitted electronically will be answered electronically.

Right to object (Article 21 GDPR): The user may object to the processing of their data on grounds relating to their particular situation, to the extent that the data processing is based on the protection of the legitimate interests of ClinLife or a third party (Article 6 (1) (f) GDPR) as well as in cases where data processing is carried out in the public interest (Article 6 (1) (e) GDPR). If the user objects to the processing of their data ClinLife will no longer process the personal data, unless ClinLife can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override the interests, rights and freedoms of the user or the processing is carried out for the establishment, exercise or defence of legal claims.

If ClinLife processes personal data to provide tailored information about ClinLife's range of services (hereinafter referred to as “marketing purposes”) the user has the right to object to the processing of their personal data for this purpose at any time. ClinLife may no longer use the personal data of the user for these purposes if the user objects to the processing of their personal data for marketing purposes.

Right to data portability (Article 20 GDPR): The user has the right to receive their personal data that they provided to ClinLife in a structured, commonly used and machine-readable format where the processing of the data is based on the user's consent (Article 6 (1) (a) GDPR) or where the processing is necessary for the performance of a contract entered into with the user or to take steps prior to entering into a contract (Article 6 (1) (b) GDPR).

Right to rectification (Article 16 GDPR): If your personal data is inaccurate or incomplete you have the right to demand its rectification or supplementation. Such rectification triggers ClinLife's obligation to notify all recipients to whom the inaccurate data was disclosed of the rectification, unless this is exceptionally impractical or involves disproportionate expenditure.

Right to erasure (Article 17 GDPR): The user may demand the erasure of their personal data without undue delay, if (i) the purpose of processing no longer applies due to the passage of time or for other reasons, (ii) processing is based on the user’s consent and this has been withdrawn, (iii) the user has objected to processing and further processing ceases as a result of this, or (iv) the legal basis for the processing is absent or has ceased to apply. ClinLife, however, must take into account existing retention obligations and circumstances where erasure would impair interests worthy of protection.

Right to restriction of processing (Article 18 GDPR): The processing of personal data is to be restricted, (i) as long as ClinLife is verifying the accuracy of contested data, (ii) where processing has been unlawful since the beginning but the user opposes the erasure of the data, (iii) where the data is no longer needed for the purposes of processing but is required by the user for the establishment of legal claims and (iv) while the user’s objection to processing is being verified. Where processing has been restricted ClinLife may only process the data (i) with the consent of the user, (ii) for the establishment, exercise or defence of legal claims, or (iii) to protect the rights of another person or for reasons of important public interest.

Right to lodge a complaint (Article 77 GDPR in conjunction with section 19 German Data Protection Act (BDSG)) The user has the right to lodge a complaint with a supervisory authority.

Right to withdraw consent given under data protection law (Article 7 (3) GDPR) The user has the right to withdraw consent given to ClinLife to process their personal data at any time.

8. Controller’s contact information

The controller’s contact information is:

Clariness GmbH

Schillerstraße 44

22767 Hamburg, Germany

Tel. +49 (40) 298 678 00

Fax: +49 (40) 298 678 09

Email: [email protected]

The contact information for the controller’s Data Protection Officer is:

Mein Datenschutzbeauftragter.de

Rudolf‐Diesel‐Straße 10

23617 Stockelsdorf, Germany

Email: [email protected]

The above contact information may be used to assert the rights stated in section 7 above against both the controller and the Data Protection Officer as well as for asking general questions related to data protection and submitting suggestions.

The responsible supervisory authority is the Hamburg Office for Data Protection and Freedom of Information (HmbBfDI). This monitors adherence to data protection law in the private sector in Hamburg. Users may contact the supervisory authority at any time.

Their contact information is:

Free and Hanseatic City of Hamburg

Hamburg Office for Data Protection and Freedom of Information

Prof. Johannes Caspar

Klosterwall 6 (Block C)

20095 Hamburg, Germany

Tel.: 040 / 428 54 – 4040

Fax: 040 / 428 54 – 4000

Email: [email protected]

9. Links to other websites

If the website contains links to other websites this Data Protection Policy does not extend to other providers. ClinLife has no influence over whether the operators of these websites comply with data protection law and therefore also assumes no responsibility for the accuracy, up-to-dateness or completeness of the information provided there.

10. Changes to this Data Protection Policy

ClinLife reserves the right to make changes to this Data Protection Policy in the event of changes in factual or legal circumstances.

11. Service provider and data controller

Clariness GmbH, Schillerstraße 44, 22767 Hamburg, Germany

Commercial Register: HRB 108294, Hamburg Local Court (Amtsgericht)

Board of Management: Michael Stadler

VAT ID number: DE 248331129

As at: May 2018